Privacyverklaring

1Grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen die zijn opgenomen in de AVG:

1. 1)Toestemming: u heeft expliciet toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meerdere specifieke doeleinden;
2. 2)Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
3. 3)Wettelijke plicht: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Taily rust; en
4. 4)Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Taily of die van een derde, tenzij uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen. Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn: het beantwoorden van vragen die u aan ons stelt, het verbeteren van onze Dienstverlening, het optimaliseren van onze bedrijfsvoering, fraudepreventie en het beschermen van onze systemen.

2De persoonsgegevens die wij verwerken, het doel daarvan, de grondslag en de bewaartermijn

Gegevens in inkooporders en bestanden: Bij het leveren van de Software verwerken wij persoonsgegevens die in inkooporders en bestanden van onze klanten kunnen voorkomen. Dit kunnen bijvoorbeeld namen zijn van werknemers of contactpersonen die orders plaatsen of goedkeuren, handtekeningen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere identificatiegegevens die in de inkooporders of gerelateerde bestanden zijn opgenomen. De Software verwerkt deze orders en bestanden automatisch zodat de gegevens in de kassasystemen van de klant worden geïmporteerd, zonder dat handmatige invoer noodzakelijk is. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de Dienstverlening en het faciliteren van de correcte werking van de Software. Grondslag 2. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst met de klant en zolang als noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienstverlening, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen.

Accountgegevens van gebruikers: Het is mogelijk dat een gebruiker een eigen account heeft voor het gebruik van de Software. Als dat zo is, dan verwerken wij de accountgegevens van gebruikers, waaronder inlognamen/gebruikersnamen, e-mailadressen, wachtwoorden (versleuteld opgeslagen), gebruikersrollen en toegangsrechten. Wij verwerken deze gegevens om gebruikers toegang te verlenen tot de Software, hun identiteit te verifiëren, en hun activiteiten binnen de Software te faciliteren. Grondslag 2. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 1 jaar na beëindiging van het account, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen.

Technische gegevens van Software-gebruikers en logbestanden: Voor beveiligingsdoeleinden en om de integriteit van de Software te waarborgen, verwerken wij logbestanden met informatie wanneer welke acties zijn uitgevoerd in de Software, IP-adressen, apparaat informatie, browsertype en -versie, besturingssysteem, tijdstempels van activiteiten en wijzigingsgeschiedenis. Deze gegevens zijn alleen te herleiden naar een persoon als een gebruiker een eigen account heeft en ingelogd is via dit account. Wij gebruiken deze gegevens om de functionaliteit en compatibiliteit van de Software te waarborgen, technische problemen op te lossen, en de beveiliging van de Software te verbeteren. Grondslag 2. of 4. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen of lopende juridische procedures.

Support en communicatiegegevens: Wanneer u contact met ons opneemt voor support of vragen, verwerken wij uw naam, contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer), correspondentie via e-mail en de inhoud van uw verzoeken. Wij gebruiken deze gegevens om uw vragen te beantwoorden, technische ondersteuning te bieden en de kwaliteit van onze Dienstverlening te verbeteren. Grondslag 2. of 4. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar na afhandeling van uw verzoek, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen.

Leveranciersgegevens: In de inkooporders en bestanden die via de Software worden verwerkt, kunnen ook persoonsgegevens van contactpersonen van leveranciers voorkomen, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en functietitels van accountmanagers, vertegenwoordigers of andere contactpersonen. De Software verwerkt deze gegevens automatisch als onderdeel van de orderverwerking. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de Dienstverlening. Grondslag 2. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst met de klant en zolang als noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienstverlening, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen.

Gegevensaggregatie: Om de verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken kunnen wij persoonsgegevens samenvoegen of versleutelen om gepseudonimiseerde gegevens te creëren die vervolgens niet kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon. Grondslag 4. is van toepassing.

Naleving van (lokale) wetgeving: Wij kunnen, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, verplicht zijn persoonsgegevens te verwerken voor andere doeleinden dan uiteengezet in deze privacyverklaring, bijvoorbeeld voor rechtshandhaving en in geval van een gerechtelijk bevel. Grondslag 3. is van toepassing.

Fraudeopsporing: Wij verwerken persoonsgegevens voor fraudeopsporing en om fraude en misbruik te voorkomen. Als wij een redelijk vermoeden hebben van fraude, oplichting of criminele activiteit, of dit vaststellen, dan worden uw persoonsgegevens verwerkt om te voorkomen dat u in de toekomst nog gebruik kunt maken van onze Dienstverlening. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 3. of 4. van toepassing. Wij bewaren deze gegevens maximaal 5 jaar na constatering van de fraude, tenzij een langere bewaarplicht voortvloeit uit wettelijke verplichtingen of lopende juridische procedures.

Marketing: voor zover toegestaan onder toepasselijke wetgeving, kunnen wij uw contactgegevens (naam, e-mailadres en/of telefoonnummer) gebruiken voor marketingcommunicaties, zoals nieuwsbrieven. De nieuwsbrief kan ook informatie en aanbiedingen van andere partijen bevatten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden voor onze nieuwsbrief. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt, tenzij u daar expliciete toestemming voor hebt gegeven, niet aan derden verstrekt. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 1. of 4. van toepassing. Als u bent geabonneerd op onze nieuwsbrief, bewaren wij uw contactgegevens totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief of totdat wij geen marketingcommunicaties meer versturen.

2.1Afwijkende bewaartermijnen

In afwijking van de bewaartermijnen zoals hierboven vermeld kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens langer te bewaren indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving of in het kader van lopende juridische procedures. Als u uw toestemming intrekt voor een verwerking die op toestemming is gebaseerd, verwijderen wij uw gegevens (voor zover wettelijk toegestaan en er geen andere grondslag van toepassing is) zo snel mogelijk. Verder mogen wij verzamelde gegevens te allen tijde in een volledig geaggregeerde en geanonimiseerde vorm bewaren voor (markt)onderzoek, analyse en/of fraudebescherming, omdat deze gegevens niet meer herleidbaar zijn tot individuele personen. Grondslag 4. is in dat geval van toepassing.

2.2Cookies op deze website

Op onze website plaatsen wij alleen cookies nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Geeft u geen toestemming, dan worden er geen cookies geplaatst en wordt onze meetsoftware niet geladen.

Met uw toestemming gebruiken wij PostHog om te meten hoe onze website wordt gebruikt: welke pagina’s worden bekeken, via welke bron u op de website terecht bent gekomen en hoe u zich door de website beweegt. Daarbij maken wij ook sessie-opnames, zodat wij zien waar bezoekers vastlopen; de tekst die u in formulieren invult wordt daarin gemaskeerd. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om onze website te verbeteren. Grondslag 1. is van toepassing. Wij bewaren deze gegevens maximaal 12 maanden.

PostHog verwerkt deze gegevens namens ons op servers binnen de Europese Unie. Met PostHog hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken of wijzigen via ‘Cookievoorkeuren’ onderaan onze website. Daarnaast kunt u geplaatste cookies verwijderen via de instellingen van uw browser.

3Delen met derden partijen

In de gevallen zoals hieronder opgenomen is het ons toegestaan uw persoonsgegevens te delen met derden.

Externe Dienstverleners: Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de doeleinden zoals opgenomen in deze privacyverklaring delen met externe dienstverleners die ons ondersteunen bij het aanbieden van onze Dienstverlening, waaronder maar niet beperkt tot: IT-dienstverleners en cloudopslagproviders, marketingdienstverleners, juridische- en professionele adviseurs. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met externe dienstverleners die voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van persoonsgegevens. Afhankelijk van de verwerking is grondslag 2. of 4. van toepassing.

Bevoegde autoriteiten: Wij maken persoonsgegevens bekend aan autoriteiten belast met wetshandhaving en andere overheidsinstanties, voor zover wettelijk vereist of strikt noodzakelijk voor de preventie, opsporing of vervolging van strafbare feiten en fraude. Grondslag 3. is van toepassing.

Overdracht: Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden overdragen in het geval onze organisatie onderhavig is aan een fusie, overname, reorganisatie, verkoop van bedrijfsonderdelen of faillissement. Als dit vereist onder toepasselijke wetgeving, vragen wij hiervoor toestemming. Grondslag 4. is van toepassing.

Gelieerde ondernemingen: Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met aan ons gelieerde ondernemingen voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, waaronder het faciliteren van Dienstverlening en klantenservice. Grondslag 2. of 4. is in dat geval van toepassing.

Als bovenstaande organisaties worden aangemerkt als een subverwerker onder de Europese privacywetgeving, dan sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst.

4Doorgifte van persoonsgegevens naar het buitenland

Onze Dienstverlening wordt beheerd en geëxploiteerd vanuit Nederland. Als wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde in het buitenland, dan gebeurt dit alleen naar een derde in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Ontbreekt dit passend beschermingsniveau, dan zorgen wij ervoor dat de wettelijk vereiste waarborgen worden geboden, zoals het sluiten van een EU-modelcontract.

5Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen die in lijn zijn met de wetgeving om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal.

6Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage;
• Recht op correctie of verwijdering;
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of uw toestemming in te trekken;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen (zie hieronder voor onze contactgegevens). Wij zullen uw verzoek binnen 1 maand beoordelen en beantwoorden. Deze termijn kan, indien noodzakelijk vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, met nog eens 2 maanden worden verlengd, waarover wij u zullen informeren.

7Klachten

Wij helpen u graag verder in geval van klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens en vragen u in het geval van een klacht contact met ons op te nemen. Op grond van de AVG heeft u ook het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. De contactgegevens zijn:

8Wijzigingen

Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie van deze privacyverklaring zullen wij altijd op onze website uploaden. Wij adviseren om regelmatig te controleren of er een geüpdatete versie beschikbaar is.

9Contactgegevens

In geval van vragen over deze privacyverklaring of onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

10Versie

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 5 januari 2026.